Como legalizar a minha empresa? Vantagens e benefícios!

Legalizar uma empresa é um passo importante para os empreendedores que desejam operar de forma legítima e segura.

De acordo com dados da Pnad-Contítua, cerca de 66,4% dos empreendedores brasileiros ainda estão na informalidade, o que pode trazer diversos riscos e limitações para eles.

Mas, também pode significar um grande diferencial competitivo para aqueles 33,6% empreendedores formais.

A legalização não apenas protege o negócio contra sanções legais, mas também abre portas para benefícios fiscais e acesso a financiamentos.

Se você chegou até aqui, é provável que esteja considerando se formalizar, mas ainda tem dúvidas e receios.

Mas, fique tranquilo que você chegou ao local certo!

Neste artigo, vamos explorar quais são as vantagens e benefícios de legalizar a sua empresa e oferecer um guia prático de 12 passos para facilitar a sua jornada.

Porém, antes de aprofundarmos nesse tema, precisamos que você entenda o que diferencia a legalização da regularização de um negócio. Confira!

Qual a diferença entre legalização e regularização de uma empresa?

No contexto fiscal brasileiro, legalização e regularização são conceitos distintos, mas frequentemente confundidos.

A legalização é justamente o que iremos discutir ao longo deste artigo.

Ela é o processo que dá existência jurídica a um negócio, permitindo que ele opere legalmente.

Isso inclui:

• O registro na Junta Comercial;
• A obtenção do CNPJ;
• A obtenção do alvará de funcionamento;
• Entre outros.

É essencial para negócios iniciantes, como o Microempreendedor Individual (MEI), que precisam formalizar sua existência.

Por outro lado, a regularização é voltada para empresas que já operam, mas precisam ajustar suas práticas fiscais, como a emissão correta de notas fiscais e o cumprimento das obrigações tributárias.

É comum que negócios já estabelecidos enfrentem desafios nesse aspecto.

“A regularização é crucial para evitar penalidades e garantir a conformidade fiscal”.

A principal diferença entre esses dois termos reside na fase do negócio:

• A legalização é para empresas em fase inicial;
• Já, a regularização atende aquelas que já estão funcionando, mas com pendências fiscais.

Entender essas distinções é fundamental para saber o que pesquisar e a quem recorrer.

Qual a importância de legalizar o seu negócio?

A legalização de uma empresa traz uma série de vantagens fiscais e legais que são fundamentais para o sucesso de qualquer empreendimento.

Um dos principais benefícios é a possibilidade de acessar deduções e isenções fiscais, garantindo o correto cumprimento das obrigações tributárias, evitando problemas legais futuros.

Um estudo feito pelo Sebrae revelou que empresas formalizadas apresentam um crescimento de até 30% mais rápido em comparação com negócios informais.

Além disso, a legalização confere credibilidade no mercado.

Empresas que operam de forma legal e transparente são vistas como confiáveis por clientes, fornecedores e investidores.

“A transparência e o comprometimento com as leis são essenciais para construir uma reputação sólida no mercado”

Ainda, a facilidade de acesso a crédito e investidores é outra vantagem significativa.

Negócios legalmente reconhecidos têm mais oportunidades de participar de programas de financiamento e obter melhores condições em empréstimos, essenciais para o crescimento e expansão.

Como legalizar a minha empresa em 12 passos práticos!

Legalizar a sua empresa é o primeiro grande passo em sua jornada empreendedora.

É o marco que separa os profissionais dos amadores.

Para te ajudar a esclarecer como funciona esse processo, organizamos tudo isso em 12 passos.

1. Busque um contador da sua confiança

Ter um contador ao seu lado é essencial para que você possa ter a segurança sobre cada etapa que será necessária e sobre algumas escolhas que você precisará fazer no processo de formalização do seu negócio.

Um contador experiente pode garantir que seu processo de abertura de empresa corra sem complicações legais, além de oferecer suporte contínuo na gestão fiscal e contábil.

Para escolher um contador confiável, é importante considerar algumas características fundamentais, como:

• Experiência: Prefira contadores que tenham experiência comprovada com empresas do seu setor.
• Reputação: Pesquise feedback de outros clientes e busque recomendações de empreendedores confiáveis.
• Transparência: O contador deve ser claro sobre os serviços oferecidos e os custos envolvidos.
• Atualização: Procure profissionais que se mantenham atualizados com as mudanças na legislação fiscal.

2. Escolha o nome da sua empresa

Um nome memorável deve ser único, fácil de pronunciar e refletir a essência da sua marca.

Considere nomes curtos e impactantes, como “Natura” ou “Havaianas”, que são facilmente reconhecíveis e têm forte presença de mercado.

Além disso, é fundamental verificar a disponibilidade do nome escolhido.

Isso pode ser feito por meio de uma sequência de pesquisas que irão ajudar a garantir que o nome que você deseja utilizar já não foi registrado.

Para fazer isso, você pode:

• Consultar o nome no site do INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial);
• Buscar a Junta comercial do seu estado e consultar a disponibilidade do nome;
• Fazer uma pesquisa ampla no Google, pelo nome, e vê se retorna algo semelhante;
• Consultar plataformas de registros de domínios, como registro.br para ver se já existe algum site registrado com esse nome.

A maioria das pessoas faz essa pesquisa por si só, porém ainda sim não é garantido.

Por isso, existem empresas de consultorias jurídicas que são especializadas nesse tipo de situação e podem auxiliar no caso.

Assim, você evita problemas legais futuros e assegura que a identidade do seu negócio seja exclusiva.

3. Defina o tipo de empresa ideal que você irá se enquadrar

No Brasil, existem diferentes tipos de empresas, cada uma com características específicas.

São elas:

Para escolher o tipo ideal, considere o porte do negócio, o quanto você estima faturar, a quantidade de sócios e o plano de crescimento.

Por exemplo, se o objetivo for captar recursos no mercado, uma Sociedade Anônima pode ser adequada.

Já para um pequeno empreendimento local, o MEI talvez já possa ser suficiente.

4. Reúna a documentação necessária

Reunir a documentação correta é um passo importante.

Os principais documentos que normalmente são exigidos, são:

• Documentos pessoais (CPF, RG) dos sócios;
• Comprovante de endereço dos sócios;
• Comprovante de endereço da empresa;
• Viabilidade e licenciamento;
• Contrato social ou requerimento de empresário;
• Informações sobre a atividade empresarial;
• Licenças específicas (quando aplicável);
• Entre outros.

Cada localidade ou tipo de empresa poderá exigir mais ou menos documentos.

Para manter tudo organizado, crie uma lista de verificação e utilize pastas ou sistemas digitais para arquivar os documentos.

Isso facilita a localização rápida quando necessário e garante que nada seja deixado para trás.

5. Faça o registro na junta comercial

O registro na Junta Comercial valida as atividades econômicas e é obrigatório para muitas empresas, garantindo a conformidade com as normas legais.

Além disso, ao registrar sua empresa, você facilita a obtenção do CNPJ e das inscrições estadual e municipal, integrando-se com a Receita Federal.

Para realizar o registro, é necessário apresentar o contrato social e documentos pessoais dos sócios.

O processo inclui a análise da documentação e a aprovação pelo órgão competente.

Certifique-se de verificar as especificidades no site da junta comercial do seu estado para detalhes adicionais e procedimentos específicos.

6. Solicite seu CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) é como se fosse o CPF das empresas, permitindo que elas operem legalmente e emitam notas fiscais.

Sem o CNPJ, uma empresa não pode realizar transações comerciais de forma regular.

Para solicitar o CNPJ, a empresa deve primeiro estar registrada na Junta Comercial do estado.

Após o registro, o próximo passo é acessar o site da Receita Federal e preencher o Documento Básico de Entrada (DBE).

Este documento, juntamente com os dados da empresa, é enviado para a Receita Federal para análise e aprovação.

Após essa aprovação, você poderá ter acesso a emissão do seu CNPJ.

7. Solicite seu alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é um documento emitido pela prefeitura.

Ele garante que o negócio atende às normas de zoneamento urbano, de segurança e de acessibilidade.

Sem ele, a empresa pode enfrentar multas e até mesmo a interdição das atividades.

Para obter o alvará, o empresário deve primeiro registrar a empresa e obter o CNPJ.

Em seguida, é necessário reunir documentos como a planta do imóvel e laudos técnicos, dependendo das exigências locais.

Um exemplo de alvará seria aquele emitido para restaurantes, que além das normas de funcionamento, deve também atender a requisitos sanitários específicos.

Após a submissão dos documentos, a prefeitura realiza uma vistoria no local para confirmar que está tudo dentro da legalidade.

8. Faça sua inscrição Estadual

A inscrição estadual é um registro emitido pela Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está localizada.

Este registro é essencial para empresas que realizam operações de venda de produtos que estão sujeitas ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Ele representa a formalização da empresa junto ao estado e é indispensável para a emissão de notas fiscais.

Para realizar a inscrição estadual, a empresa deve acessar o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.

O processo inclui o preenchimento de formulários específicos e o envio de documentos que comprovem a regularidade do negócio, como o contrato social e o CNPJ.

Após aprovação, a empresa recebe um número de inscrição estadual.

9. Solicite sua inscrição Municipal

A inscrição municipal é indispensável para empresas que prestam serviços sujeitos ao Imposto sobre Serviços (ISS).

Ela formaliza a empresa junto à prefeitura, permitindo a emissão de notas fiscais de serviço.

Sem essa inscrição, a empresa pode enfrentar multas e complicações legais.

Para obter a inscrição municipal, é necessário seguir alguns passos importantes.

Primeiro, o empreendedor deve acessar o site da prefeitura onde a empresa está sediada e preencher o formulário de inscrição municipal.

Em seguida, é preciso reunir a documentação necessária, que geralmente inclui:

• Contrato social ou Requerimento de Empresário;
• CNPJ;
• Comprovante de endereço da empresa;
• Alvará de funcionamento, caso já tenha sido emitido.

Após o envio e análise dos documentos, a prefeitura emitirá o número de inscrição municipal, validando oficialmente a empresa para operações locais.

10. Faça seu registro na Previdência Social

O registro na Previdência Social é necessário para garantir que a empresa esteja em conformidade com as obrigações trabalhistas, permitindo o recolhimento correto das contribuições previdenciárias dos funcionários.

Este registro é fundamental para assegurar os direitos previdenciários dos colaboradores, como aposentadoria e auxílio-doença.

Para realizar o registro, o empreendedor deve acessar o site do INSS e seguir as instruções para cadastrar a empresa como contribuinte.

O processo exige a apresentação dos documentos essenciais, como o CNPJ e o contrato social, além de informações sobre a folha de pagamento.

É importante manter todos os dados atualizados para evitar complicações futuras e garantir que a empresa esteja sempre em dia com suas obrigações legais.

11. Verifique as licenças necessárias do seu setor

As licenças são documentos fundamentais para garantir que sua operação esteja de acordo com as normas regulamentares específicas de cada indústria.

Por exemplo, uma padaria precisará de uma licença sanitária, enquanto uma indústria química precisará de licenças ambientais.

Para obter essas licenças, o primeiro passo é identificar quais são exigidas para o seu tipo de negócio.

Consulte a prefeitura de sua cidade ou órgãos estaduais competentes, como a Vigilância Sanitária ou o Corpo de Bombeiros, para saber os requisitos específicos.

Além disso, muitos desses processos podem ser facilitados através de plataformas online governamentais.

É importante verificar regularmente as exigências, já que podem variar conforme a localização e o tipo de atividade.

12. Cuide da contabilidade e mantenha seus impostos em dia

Após formalizar sua empresa, você passará a ter algumas obrigações legais e fiscais.

Você precisará manter a contabilidade e todos os impostos em dia e devidamente organizados.

Para manter seus impostos atualizados, é essencial seguir algumas dicas:

• Organize toda a documentação fiscal, como notas e recibos, e utilize ferramentas digitais para evitar erros.
• Fique atento aos prazos de pagamento e declaração de impostos, utilizando lembretes ou calendários fiscais.

E, por último, mas não menos importante.

Considere a contratação de um contador ou escritório de contabilidade para orientações específicas e atualizações sobre a legislação vigente.

Onde devo ir para legalizar o meu negócio?

Como você deve ter notado acima, para legalizar um negócio no Brasil é preciso percorrer uma série de órgãos e instituições que são responsáveis por cada parte do processo de formalização.

O primeiro passo é o registro na Junta Comercial do seu estado, onde você valida à existência legal da empresa e obtém o contrato social aprovado.

Após isso, é fundamental obter o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) na Receita Federal.

Em seguida, é necessário buscar o alvará de funcionamento junto à prefeitura local e, se necessário, licenças específicas para a atividade da empresa.

A Inscrição Estadual e Municipal também devem ser obtidas para atividades sujeitas ao ICMS e ISS.

Por fim, não se esqueça de verificar se há outras licenças específicas para o seu setor de atuação.

Com todas as etapas concluídas, sua empresa estará em conformidade legal para operar no Brasil com tranquilidade.

Quanto tempo leva o processo de legalização de uma empresa?

O tempo necessário para legalizar uma empresa no Brasil pode variar bastante e depende de vários fatores.

Em média, cada etapa possui um tempo específico:

• Escolha do tipo de empresa e elaboração do contrato social: 1 a 2 semanas.
• Registro na Junta Comercial: 5 a 10 dias úteis.
• Obtenção do CNPJ: 2 a 5 dias úteis.
• Alvará de funcionamento e licenças: Varia conforme o município, podendo levar semanas.

Fatores como a complexidade do negócio, localização e a necessidade de licenças específicas podem influenciar no tempo total.

Além disso, a eficiência dos órgãos públicos e a organização dos documentos são essenciais para agilizar o processo.

Quanto custa para legalizar uma empresa?

Legalizar uma empresa no Brasil envolve uma série de custos que podem variar conforme o tipo de negócio e a localização.

Os custos, de forma geral, podem oscilar entre R$500,00 e R$3.000,00.

Para Microempreendedores Individuais (MEI), a abertura é gratuita, mas há alguns custos mensais referente aos impostos do Simples Nacional.

Alguns dos investimentos que você precisará fazer, são:

• Registro na Junta Comercial – Entre R$100 e R$ 600;
• Alvarás e licenças – Entre R$200 e R$ 2.000;
• Certificado Digital – Entre R$ 150 e R$ 500;
• Honorários do contador – Pode cobrar até um salário mínimo, dependendo da região;
• Outros custos – Podem envolver despesas com assessoria jurídica e até mesmo taxas de registro em órgãos como a Receita Federal e a prefeitura.

Para economizar, é importante montar um plano de negócios detalhado, escolher o regime tributário adequado e considerar uma contabilidade com experiência de mercado.

Essas ações podem reduzir significativamente os custos e agilizar o processo de legalização.

Posso legalizar minha empresa sem ter um contador?

Embora seja possível legalizar uma empresa sem a ajuda de um contador, o processo pode ser complexo e desafiador.

A ausência de um profissional qualificado pode levar a erros que resultam em penalidades e complicações legais.

Compreender todos os requisitos legais e preparar a documentação necessária exige tempo e dedicação, além de um profundo conhecimento técnico.

Ter o acompanhamento de um profissional é essencial para tomar decisões críticas como a escolha correta do tipo de empresa e a obtenção das licenças necessárias.

“Os contadores são fundamentais para evitar prejuízos futuros e garantir que o empreendimento esteja em conformidade com as normas.”

Portanto, antes de decidir seguir por conta própria, é preciso avaliar se realmente vale apena correr os riscos.

É possível legalizar minha empresa pela internet?

Sim, legalizar uma empresa pela internet já é uma realidade no Brasil e traz várias vantagens.

O processo online é prático, economiza tempo e permite que empreendedores gerenciem suas obrigações legais de onde estiverem.

No entanto, a dependência da internet e a necessidade de entender os trâmites digitais podem ser uma barreira para algumas pessoas.

Para Microempreendedores Individuais (MEI), o registro é 100% online via Portal do Empreendedor.

Já para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), é preciso buscar a disponibilidade de serviços digitais para cada uma daquelas instituições que falamos nos tópicos anteriores.

Embora o processo online seja tentador, é importante garantir que todos os requisitos legais sejam atendidos para evitar problemas futuros.

Considerações finais!

A legalização de uma empresa é um passo imprescindível para qualquer empreendedor que deseja atuar de forma segura e regular no mercado.

Neste artigo você pôde entender:

• As diferenças entre legalização e regularização;
• A importância de ter um contador confiável;
• E, os passos que você precisa percorrer para formalizar seu negócio.

Ter uma equipe com experiência de mercado faz toda a diferença e te trás muito mais tranqüilidade e segurança nesse momento.

Sabendo o caminho que você precisa percorrer e as tarefas que você precisa executar, não há o que temer.

Caso você tenha interesse, fique a vontade para entrar em contato conosco e marcar uma avaliação personalizada para o seu negócio.

Ficaremos felizes em poder contribuir com a sua história!