Como regularizar minha empresa? Tudo que você precisa saber!

Manter uma empresa regularizada é essencial para garantir sua sobrevivência e sucesso no mercado.

A regularização não só evita problemas legais e financeiros, como também fortalece a reputação do seu negócio perante clientes e parceiros.

Neste artigo, iremos explorar quais são os passos fundamentais para regularizar uma empresa, desde a identificação de irregularidades até a obtenção de licenças e alvarás.

Além disso, discutiremos os custos envolvidos, prazos e a importância de um contador nesse processo.

Acompanhe e descubra tudo que você precisa saber para manter sua empresa em conformidade com a lei.

Vamos começar!

Como saber se a minha empresa está irregular?

Existem algumas maneiras de verificar a situação cadastral de uma empresa e identificar irregularidades.

Porém, as plataformas de consulta podem variar de acordo com sua localidade.

Logo, para ter maior precisão, é preciso saber:

1. Em qual país e estado a sua empresa está registrada?
2. Qual o tipo da sua empresa? (Ex: Sociedade Limitada, Empresário Individual, etc.)

Após essa análise inicial, pode-se partir para as seguintes verificações:

• Verifique o CNPJ: No Brasil, a Receita Federal oferece a consulta de situação cadastral pelo CNPJ. Basta acessar o site da Receita Federal e buscar por “Situação Cadastral”.

• Consulte a Junta Comercial: A Junta Comercial do seu estado também pode fornecer informações sobre a sua empresa.

• Busque por Certidões Negativas: Emita Certidões Negativas de Débitos da sua empresa, como a Certidão Conjunta da Receita Federal e Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (CND).

• Contacte um contador: O contador pode te ajudar a verificar a situação da sua empresa de forma completa, eficiente e segura.

O que faz um CNPJ ficar irregular?

Para entender o que pode tornar um CNPJ irregular, é importante conhecer os principais fatores que levam a essa condição.

Um CNPJ pode se tornar irregular por diversos motivos, sendo o mais comum a inadimplência fiscal.

Isso ocorre quando a empresa deixa de pagar impostos ou taxas obrigatórias, como o ICMS, ISS ou contribuições previdenciárias.

Outro fator relevante é a falta de entrega de declarações obrigatórias, como a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIRPJ) e o SPED Contábil.

A não apresentação dessas obrigações acessórias nos prazos estipulados pode resultar na suspensão do CNPJ.

Além disso, inconsistências cadastrais, como informações desatualizadas ou incorretas no cadastro da Receita Federal, também podem levar à irregularidade.

Por isso, é importante manter os dados sempre atualizados para evitar problemas.

Por fim, o descumprimento de obrigações trabalhistas, como o não recolhimento do FGTS ou INSS, pode impactar negativamente a regularidade do CNPJ.

Por isso, é fundamental que o empresário esteja sempre atento a essas obrigações para garantir o pleno funcionamento de sua empresa.

Quanto custa regularizar um CNPJ

Regularizar um CNPJ pode envolver uma série de custos, que variam conforme a situação específica de cada empresa e o tempo que ela ficou irregular.

É importante considerar tanto as taxas fixas quanto os impostos devidos.

Entender esses custos ajuda a empresa a se planejar financeiramente e evitar surpresas.

Quais são as taxas e impostos que devo pagar para regularizar minha empresa?

As taxas e impostos específicos vão variar de acordo com cada situação, mas vamos listar aqui abaixo de forma geral.

• Taxas de Registro: Custos relacionados à atualização de registros na Junta Comercial.
• Multas: Podem ser aplicadas por atraso na entrega de declarações obrigatórias ou no pagamento de impostos.
• Impostos em Atraso: Montantes devidos por tributações não pagas, como ICMS, ISS, ou IPTU.
• Contribuições Previdenciárias: Regularização de pendências com o INSS.

Quanto tempo tenho para regularizar minha empresa?

O tempo para regularizar uma empresa pode variar, mas é importante agir rapidamente para evitar penalidades adicionais.

As empresas devem estar cientes dos prazos legais e buscar resolver as pendências o quanto antes.

O não cumprimento dos prazos pode resultar em restrições operacionais e financeiras, além de impactar a reputação da empresa.

Os prazos para regularização variam de acordo com a natureza das pendências.

Por exemplo, obrigações fiscais não cumpridas devem ser regularizadas conforme o calendário da Receita Federal ou estadual.

Já as atualizações cadastrais na Junta Comercial têm datas próprias que precisam ser obedecidas.

Quanto tempo leva para regularizar um CNPJ?

O tempo necessário para regularizar um CNPJ pode variar significativamente dependendo de diversos fatores.

Em média, o processo de regularização de um CNPJ pode levar de 30 a 60 dias, mas esse prazo pode ser maior ou menor conforme a complexidade das irregularidades encontradas.

Um dos principais fatores que influenciam no tempo dessa regularização é a quantidade de pendências fiscais e documentais que a empresa possui.

Se houver multas ou dívidas acumuladas, isso pode estender o tempo necessário para resolver todas as questões.

Além disso, a eficiência dos órgãos responsáveis pelo processamento das regularizações, como Receita Federal e Junta Comercial, também impacta diretamente no prazo.

Outro ponto importante é a organização e a disponibilidade da documentação necessária para o processo.

Empresas que já possuem uma boa gestão documental tendem a enfrentar menos atrasos.

Por isso, é crucial que o empresário se prepare adequadamente, reunindo todos os documentos e verificando os detalhes antes de iniciar o processo de regularização.

Portanto, para evitar surpresas, é recomendável iniciar a regularização o mais cedo possível e contar com o auxílio de profissionais especializados que possam agilizar o processo.

Como regularizar minha empresa? 6 passos práticos

Regularizar uma empresa é essencial para garantir a conformidade com as leis e assegurar o sucesso do negócio.

A seguir, apresentamos um passo a passo detalhado que pode te ajudar nesse processo.

1. Verifique a situação atual da sua empresa

O primeiro passo para regularizar sua empresa é verificar a situação atual dela, como mencionamos no início do artigo.

Essa etapa é fundamental, pois permite identificar eventuais pendências fiscais e documentais que podem comprometer o processo de regularização.

A análise inicial ajuda a compreender o que precisa ser ajustado ou atualizado.

Para facilitar essa verificação, existem algumas ferramentas online que podem ser ajudar, como:

• Consulta CNPJ da Receita Federal: Permite verificar a situação cadastral da sua empresa.
• Portais de contabilidade: Oferecem serviços e consultas sobre a regularidade fiscal e tributária.
• Sistemas de gestão empresarial: Auxiliam na análise financeira e documental interna.

Como mencionamos no início, os locais de consulta podem variar de acordo com a sua localização e tipo de empresa.

Por isso, é importante ter a assessoria de um contador nesse processo.

2. Reúna a documentação necessária da sua empresa

Para regularizar sua empresa, é preciso reunir os documentos que atestam sua conformidade legal.

Entre eles estão:

• Contrato Social: Define a estrutura do negócio e as responsabilidades dos sócios.
• CNPJ: Cadastro essencial obtido junto à Receita Federal.
• Inscrição Estadual: Necessária para empresas que vendem produtos.
• Alvará de Funcionamento: Autoriza a operação da empresa no local escolhido.
• Certificado de Regularidade do FGTS: Comprova quitação das obrigações do FGTS.
• Certidão Negativa de Débitos: Atesta a inexistência de dívidas fiscais.
• Documentos Pessoais dos Sócios: Cópias de identidade e CPF dos sócios.

Para facilitar o processo, mantenha um arquivo organizado com todos os documentos digitalizados e atualizados.

Isso agiliza a consulta e apresentação quando necessário.

3. Regularize a situação fiscal

O próximo passo é regularizar a situação fiscal da sua empresa para evitar multas e garantir o funcionamento legal.

Para isso, siga os passos abaixo:

• Identifique os impostos e taxas pertinentes ao seu ramo de atividade, como IRPJ, ICMS e ISS.
• Atualize-se sobre as obrigações fiscais específicas de sua localidade e setor.
• Organize documentos fiscais e certidões necessárias, como a Certidão Negativa de Débitos.
• Utilize ferramentas de suporte como software de gestão fiscal para facilitar o controle dos impostos e prazos.

4. Atualize o registro na junta comercial

Manter o registro da sua empresa atualizado na Junta Comercial é essencial para garantir a legalidade e evitar problemas futuros.

O processo de atualização pode incluir alterações de endereço, mudança de sócios ou atualização do capital social.

Aqui estão os passos básicos:

• Preencha o Formulário de Requerimento: Este é o documento inicial que deve ser preenchido para qualquer atualização.
• Prepare o Contrato Social atualizado, se necessário, refletindo as mudanças realizadas.
• Reúna os documentos pessoais dos sócios, como cópias de identidade e CPF.
• Submeta as alterações junto à Junta Comercial, juntamente com o pagamento das taxas aplicáveis.

Certifique-se de que todos os documentos estejam corretos e atualizados para evitar atrasos no processo de regularização.

5. Obtenha as licenças e alvarás

Para que sua empresa opere legalmente, é imprescindível obter o Alvará de funcionamento junto à prefeitura local.

Além disso, dependendo das atividades exercidas, pode ser necessário adquirir licenças específicas.

Dentre as principais licenças, destacam-se:

• Licença Ambiental, exigida para atividades que impactam o meio ambiente.
• Licença Sanitária, essencial para empresas do setor alimentício ou de saúde.
• Vigilância Sanitária, para estabelecimentos que lidam com produtos de saúde ou alimentação.

Para iniciar o processo de obtenção, é importante acessar os requerimentos online, que geralmente estão disponíveis nos sites das prefeituras.

6. Regularize as questões trabalhistas e multas

Manter a empresa regularizada implica em cumprir rigorosamente as obrigações trabalhistas.

Isso inclui:

• O registro adequado dos funcionários;
• Pagamento de salários conforme acordado;
• Recolhimento de encargos como FGTS e INSS;
• E, garantir um ambiente de trabalho seguro.

É essencial estar atento às atualizações na legislação trabalhista para evitar infrações.

Quanto às multas, é crucial lidar com elas prontamente.

Isso envolve a identificação de quaisquer pendências fiscais e a sua resolução junto aos órgãos competentes.

O pagamento de multas deve ser feito antes do vencimento para evitar juros e complicações adicionais.

Utilizar ferramentas de gestão pode auxiliar no monitoramento dessas obrigações, garantindo que a empresa opere dentro das normas e evite sanções desnecessárias.

Quais os riscos de não regularizar uma empresa?

A não regularização de uma empresa pode acarretar graves consequências legais e financeiras.

Empresas irregulares estão sujeitas a multas e penalidades impostas por órgãos reguladores, que podem aumentar com o tempo.

Além disso, os sócios podem enfrentar responsabilidade pessoal pelas dívidas, colocando seu patrimônio em risco.

Outro risco significativo é o impacto na reputação da empresa.

A falta de regularização pode ser vista como falta de transparência, o que prejudica a confiança de clientes e parceiros.

Empresas com problemas de regularização também enfrentam dificuldades em obter crédito, já que a documentação regularizada é um requisito para concessão de empréstimos.

“Regularizar sua empresa não é apenas uma questão de conformidade; é um passo essencial para garantir seu crescimento e sustentabilidade no mercado.”

A ausência de um mecanismo eficaz para lidar com irregularidades internas pode levar a um ambiente de trabalho inseguro e improdutivo, afetando ainda mais a reputação e a produtividade da organização.

Quais as vantagens e benefícios de manter sua empresa regularizada?

Manter uma empresa regularizada traz uma série de benefícios fiscais que podem ser essenciais para o crescimento do negócio.

Empresas regularizadas têm acesso a incentivos fiscais e podem evitar multas e autuações que comprometem a saúde financeira.

Estar em conformidade com as obrigações fiscais também facilita o planejamento tributário, permitindo que a empresa maximize seus lucros e reinvista em sua expansão.

Além dos benefícios fiscais, a regularização da empresa melhora significativamente sua credibilidade no mercado.

Empresas formalizadas e devidamente regularizadas são vistas como mais confiáveis, o que aumenta a confiança de clientes e parceiros.

Isso se traduz em novas oportunidades de negócios, como a possibilidade de participar de licitações públicas e acessar linhas de crédito com condições mais vantajosas.

O acesso facilitado a crédito é um diferencial competitivo, permitindo investimentos em inovação e expansão.

Portanto, regularizar sua empresa não é apenas uma obrigação, mas sim um passo estratégico rumo ao sucesso.

Aproveitar esses benefícios é fundamental para garantir a continuidade e o crescimento sustentável do seu negócio no mercado.

Qual a diferença entre uma empresa inativa e uma empresa sem movimento?

Uma empresa inativa é aquela que não realiza nenhuma atividade operacional, não-operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano.

Já uma empresa sem movimento é aquela que não realizou atividade operacional, não-operacional, patrimonial ou financeira durante uma parte do ano.

Organizamos as principais diferenças, na tabela abaixo, para facilitar:

As implicações fiscais de cada status são distintas.

Empresas inativas precisam entregar a Declaração de Inatividade à Receita Federal para evitar multas.

Já empresas sem movimento devem cumprir obrigações fiscais regulares, mesmo que sem transações significativas.

Compreender essas diferenças ajuda a evitar penalidades e a manter a empresa em conformidade, garantindo a continuidade dos negócios.

Posso regularizar minha empresa sem ter um contador?

Não, a maioria das empresas precisa de um contador para regularizar e auxiliar na gestão de suas finanças.

O MEI é a única modalidade de empresa que pode operar sem a necessidade de um contador.

A legislação tributária brasileira é complexa e, sem a orientação de um profissional, há um alto risco de cometer erros que resultem em multas e penalidades.

Além disso, a falta de conhecimento pode levar a atrasos no processo de regularização, comprometendo oportunidades de negócio.

Um contador experiente pode ser essencial em situações específicas, como quando a empresa possui pendências fiscais complexas ou precisa de orientação sobre a obtenção de licenças e alvarás.

Como faço para contratar um contador para regularizar minha empresa?

Agora que você entendeu a importância de manter a sua empresa regularizada e os riscos que você corre estando nessa situação, é preciso pensar de fato em como encontrar e selecionar um bom profissional.

Aqui, em nosso blog, já publicamos outro artigo onde explicamos em detalhes o que você precisa considerar para conseguir contratar um bom contador.

Mas, calma, que iremos passar algumas dicas aqui também!

Um bom contador pode não apenas simplificar a regularização, mas também garantir que todas as obrigações fiscais e legais sejam cumpridas de forma eficiente.

Ao escolher um contador, considere que ele tenha experiências anteriores e especialização na sua área de negócio.

Verifique referências e busque profissionais que demonstrem conhecimento atualizado sobre regulamentações fiscais e boas práticas de mercado.

Transparência e comunicação clara também são fundamentais para um relacionamento saudável.

No processo de contratação, é importante discutir expectativas, prazos e honorários antecipadamente.

Um contador deve oferecer um plano de ação detalhado para a regularização da empresa, incluindo a atualização de registros e a resolução de quaisquer pendências fiscais ou trabalhistas.

Espera-se que o contador atue como um parceiro estratégico, proporcionando segurança e suporte contínuo.

Mantendo a empresa regularizada, além de evitar complicações legais, abre-se um leque de oportunidades de crescimento, como a participação em licitações públicas e a melhoria na capacidade de obter crédito.

É possível regularizar minha empresa pela internet?

Sim, é possível regularizar grande parte dos processos de uma empresa pela internet, o que torna o procedimento mais ágil e conveniente.

Nos últimos anos, diversos órgãos governamentais e entidades reguladoras têm disponibilizado plataformas online para facilitar a regularização empresarial.

Entre as etapas que podem ser realizadas pela internet, destacam-se:

• Consulta de situação cadastral: É possível verificar a situação do CNPJ no site da Receita Federal.

• Emissão de certidões: Muitas certidões negativas de débitos podem ser obtidas online, como a Certidão Conjunta da Receita Federal e a Certidão de Regularidade do FGTS.

• Atualização cadastral: Algumas alterações de dados cadastrais podem ser feitas diretamente nos portais das Juntas Comerciais ou da Receita Federal.

• Pagamento de tributos: A quitação de impostos e taxas atrasadas geralmente pode ser feita por meio de sistemas bancários online.

• Envio de declarações: Obrigações acessórias como a DCTF e o SPED podem ser transmitidas eletronicamente.

No entanto, é importante ressaltar que nem todos os processos de regularização podem ser concluídos inteiramente online.

Alguns procedimentos ainda podem exigir a presença física em órgãos públicos ou o envio de documentos físicos.

Além disso, a complexidade de cada caso pode variar significativamente.

A regularização de uma empresa é um processo crucial para garantir sua operação legal e sustentável no mercado.

Manter-se em conformidade com as leis e regulamentos não apenas evita problemas jurídicos e financeiros, mas também fortalece a reputação da empresa perante clientes, fornecedores e parceiros de negócios.

Considerações finais!

Ao longo deste artigo, exploramos diversos aspectos sobre regularização empresarial, desde a identificação de irregularidades até os passos práticos para regularizar uma empresa.

Discutimos os custos envolvidos, os prazos necessários e os riscos de manter uma empresa irregular.

Também destacamos os benefícios de manter uma empresa regularizada, que vão desde vantagens fiscais até maior credibilidade no mercado.

É fundamental lembrar que, embora muitos processos possam ser iniciados ou realizados online, a regularização de uma empresa é um procedimento complexo que requer conhecimento especializado e atenção aos detalhes.

Por isso, a orientação de um profissional contábil é indispensável para garantir que todos os aspectos legais e fiscais sejam adequadamente abordados.

Para aqueles que desejam garantir a conformidade de sua empresa e aproveitar todos os benefícios de uma operação regularizada, a Thera Contabilidade está à disposição para oferecer suporte especializado.

Nossa equipe de contadores experientes pode avaliar a situação da sua empresa e desenvolver um plano de ação personalizado para sua regularização.

Não deixe que irregularidades comprometam o futuro do seu negócio.

Entre em contato com a Thera Contabilidade hoje mesmo e agende uma consulta com um de nossos especialistas.

Juntos, podemos traçar o melhor caminho para a regularização da sua empresa, proporcionando segurança jurídica e abrindo novas oportunidades de crescimento para o seu negócio.